Υπουργείο Εσωτερικών: Νέες διευκρινίσεις για τη βεβαίωση γνησίου υπογραφής από ΚΕΠ και δημόσιες υπηρεσίες

Πότε επιτρέπεται η άρνηση βεβαίωσης γνησίου υπογραφής, τι ισχύει για το περιεχόμενο των εγγράφων και υπό ποιες προϋποθέσεις μπορούν οι δημόσιες υπηρεσίες να ζητούν έλεγχο γνησιότητας.

Νέες διευκρινίσεις για τη διαδικασία βεβαίωσης του γνησίου της υπογραφής παρέχει το Υπουργείο Εσωτερικών, με εγκύκλιο που απευθύνεται σε όλες τις δημόσιες υπηρεσίες, τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ), τους Δήμους, τις Περιφέρειες και τις Αποκεντρωμένες Διοικήσεις.

Η εγκύκλιος, με αριθμό πρωτοκόλλου ΔΙΔΔΔΗ/Φ.17/οικ.17824/19-10-2026 (ΑΔΑ: ΡΠΜ346ΜΤΛ6-Ε52), εκδόθηκε με αφορμή πρόσφατα έγγραφα και προφορικά ερωτήματα από ΚΕΠ της χώρας, με στόχο την ενιαία και ομοιόμορφη εφαρμογή της νομοθεσίας.

Το Υπουργείο αποσαφηνίζει δύο βασικά ζητήματα:

• Τον έλεγχο του περιεχομένου και της μορφής των εγγράφων στα οποία ζητείται βεβαίωση γνησίου υπογραφής.
• Τις προϋποθέσεις υπό τις οποίες μια δημόσια υπηρεσία μπορεί να ζητήσει την εξακρίβωση της γνησιότητας ήδη πραγματοποιημένης βεβαίωσης υπογραφής.

1. Το ΚΕΠ δεν ελέγχει το περιεχόμενο του εγγράφου

Σύμφωνα με την εγκύκλιο, η βεβαίωση γνησίου υπογραφής, όπως προβλέπεται στο άρθρο 11 του ν. 2690/1999 (Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας), αφορά αποκλειστικά την υπογραφή του ενδιαφερομένου και όχι την ορθότητα, τη νομιμότητα ή την ακρίβεια των αναγραφόμενων στο έγγραφο.

Το Υπουργείο υπενθυμίζει τη γνωμοδότηση 317/2007 του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους, στην οποία είχε βασιστεί και προηγούμενη εγκύκλιος του 2007.

Βάσει της γνωμοδότησης:

Η βεβαίωση γνησίου υπογραφής προϋποθέτει την ύπαρξη έγγραφου κειμένου και δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί σε λευκή, άγραφη σελίδα.

Ωστόσο, ο αρμόδιος υπάλληλος της διοικητικής αρχής ή του ΚΕΠ δεν έχει υποχρέωση να ελέγξει το περιεχόμενο του εγγράφου.

Επομένως, η βεβαίωση δεν αποτελεί πιστοποίηση της αλήθειας των δηλώσεων που περιλαμβάνονται στο έγγραφο ούτε έγκριση του περιεχομένου του από τη δημόσια υπηρεσία.

2. Σε ποιές περιπτώσεις μπορεί να αρνηθεί ο υπάλληλος τη βεβαίωση

Η εγκύκλιος διευκρινίζει ότι η άρνηση βεβαίωσης του γνησίου της υπογραφής δεν μπορεί να βασίζεται σε οποιαδήποτε διαφωνία ή επιφύλαξη του υπαλλήλου για το περιεχόμενο ενός εγγράφου.

Ωστόσο, προβλέπονται συγκεκριμένες εξαιρέσεις.

Ο υπάλληλος μπορεί να αρνηθεί τη βεβαίωση όταν:

• Από το περιεχόμενο του εγγράφου ή από σχετική δήλωση του ενδιαφερομένου προκύπτει κατά τρόπο πρόδηλο η τέλεση ποινικού αδικήματος.
• Το περιεχόμενο του εγγράφου αντίκειται προδήλως στα χρηστά ήθη.
• Υπάρχει προγενέστερη ή ταυτόχρονη καταγγελία τρίτου σχετικά με το συγκεκριμένο έγγραφο.

Η βασική αρχή παραμένει ότι η διοικητική αρχή πιστοποιεί το γνήσιο της υπογραφής και δεν υποκαθιστά τον έλεγχο νομιμότητας του εγγράφου από την αρμόδια αρχή.

3. Απαγορεύεται η βεβαίωση σε ιδιωτικά έγγραφα που εμφανίζονται ως δημόσια

Ιδιαίτερη αναφορά γίνεται στη χρήση του εθνοσήμου της Ελληνικής Δημοκρατίας και των σφραγίδων των δημόσιων αρχών.

Το Υπουργείο επισημαίνει ότι το εθνόσημο προορίζεται αποκλειστικά για χρήση σε έγγραφα που εκδίδονται από δημόσιες αρχές, καθώς και σε έντυπα και υποδείγματα που εκδίδονται ή διατίθενται νομίμως από δημόσιους φορείς προς συμπλήρωση από τους πολίτες.

Κατά συνέπεια, τα ΚΕΠ και οι διοικητικές αρχές καλούνται να μη βεβαιώνουν το γνήσιο της υπογραφής σε ιδιωτικά έγγραφα όταν προκύπτει κατά τρόπο πρόδηλο ότι εμφανίζονται ως εκδιδόμενα από δημόσια αρχή ή όργανο της Πολιτείας.

Ενδεικτικά, αυτό αφορά ιδιωτικά έγγραφα που φέρουν:

• Σφραγίδα που αναπαράγει ή απομιμείται το εθνόσημο της Ελληνικής Δημοκρατίας.
• Έμβλημα που δημιουργεί την εντύπωση ότι το έγγραφο προέρχεται από κρατική αρχή.
• Σφραγίδα που αναπαράγει ή απομιμείται σφραγίδα δημόσιας υπηρεσίας.

Η σχετική αναφορά βασίζεται και στο άρθρο 2 του ν. 48/1975.

Η διευκρίνιση αποσκοπεί στην αποτροπή περιπτώσεων κατά τις οποίες ιδιωτικά έγγραφα θα μπορούσαν να εμφανίζονται παραπλανητικά ως επίσημα κρατικά έγγραφα.

4. Δεν προβλέπεται γενικός δειγματοληπτικός έλεγχος των βεβαιώσεων γνησίου υπογραφής

Το δεύτερο σημαντικό ζήτημα της εγκυκλίου αφορά τα αιτήματα που αποστέλλουν δημόσιες υπηρεσίες προς ΚΕΠ ή άλλες διοικητικές αρχές, ζητώντας να επιβεβαιωθεί η γνησιότητα μιας πράξης βεβαίωσης υπογραφής.

Το Υπουργείο επαναλαμβάνει όσα είχε επισημάνει με την προηγούμενη εγκύκλιο ΔΙΔΔΔΗ/Φ.17/6542/22-4-2026 (ΑΔΑ: ΨΑ7Η46ΜΤΛ6-1ΜΗ).

Συγκεκριμένα, η παράγραφος 1 του άρθρου 11 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας δεν προβλέπει τη διενέργεια δειγματοληπτικού ελέγχου για την εξακρίβωση της γνησιότητας των πράξεων βεβαίωσης υπογραφής.

Παράλληλα, διευκρινίζεται ότι η παράγραφος 2β του ίδιου άρθρου, η οποία προβλέπει δειγματοληπτικούς ελέγχους ακρίβειας στοιχείων που υποβάλλονται στη Διοίκηση, αφορά τη διαδικασία κατάθεσης ευκρινών φωτοαντιγράφων και όχι τη βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής.

Η διάκριση έχει πρακτική σημασία, καθώς αποσαφηνίζει ότι οι προβλέψεις για τον έλεγχο φωτοαντιγράφων δεν μπορούν να χρησιμοποιούνται αυτομάτως ως νομική βάση για αντίστοιχους ελέγχους πράξεων βεβαίωσης υπογραφής.

5. Δύο υποχρεωτικές προϋποθέσεις για τα αιτήματα εξακρίβωσης

Η εγκύκλιος ορίζει δύο προϋποθέσεις που πρέπει να πληρούν οι υπηρεσίες όταν ζητούν από διοικητική αρχή ή ΚΕΠ την εξακρίβωση της γνησιότητας πράξης βεβαίωσης υπογραφής.

Πρώτη προϋπόθεση: Ρητή αναφορά στη νομική βάση του ελέγχου.

Η υπηρεσία που υποβάλλει το αίτημα πρέπει να αναφέρει συγκεκριμένα το ειδικό νομοθετικό ή κανονιστικό πλαίσιο από το οποίο προκύπτει η αρμοδιότητα ή η υποχρέωσή της να ζητήσει τον συγκεκριμένο έλεγχο.

Δεύτερη προϋπόθεση: Αποστολή πρωτότυπων εγγράφων.

Για τη διενέργεια του ελέγχου πρέπει να αποστέλλονται τα έγγραφα που φέρουν τις πρωτότυπες πράξεις βεβαίωσης γνησίου υπογραφής.

Δεν αρκεί η αποστολή φωτοαντιγράφων ή σαρωμένων αντιγράφων των εγγράφων.

Το Υπουργείο τονίζει ότι οι δύο αυτές προϋποθέσεις πρέπει να συντρέχουν σωρευτικά.

6. Πότε τα ΚΕΠ δεν υποχρεούνται να απαντήσουν σε αιτήματα ελέγχου

Μία από τις σημαντικότερες πρακτικές διευκρινίσεις της εγκυκλίου αφορά τη διαχείριση των αιτημάτων που δεν πληρούν τις παραπάνω προϋποθέσεις.

Σύμφωνα με το Υπουργείο Εσωτερικών, όταν δεν υπάρχει ρητή αναφορά στην ειδική νομική βάση του αιτήματος ή δεν αποστέλλονται τα πρωτότυπα έγγραφα, οι υπηρεσίες που λαμβάνουν τα αιτήματα δεν υποχρεούνται να απαντήσουν.

Στις περιπτώσεις αυτές, ο χειρισμός των αιτημάτων επαφίεται στην ευχέρεια της υπηρεσίας.

Το Υπουργείο αναγνωρίζει μάλιστα δύο πρακτικά προβλήματα:

• Τη μεγάλη δυσχέρεια ελέγχου της γνησιότητας όταν αποστέλλονται μόνο σαρωμένα έγγραφα.
• Την επιβάρυνση των υπηρεσιών όταν ζητείται ο έλεγχος μεγάλου αριθμού πράξεων βεβαίωσης υπογραφής.

Για τον λόγο αυτό επισημαίνεται ότι η τυχόν εξέταση τέτοιων αιτημάτων πρέπει να γίνεται στο πλαίσιο του εφικτού και χωρίς να επηρεάζεται δυσμενώς η κύρια αποστολή της υπηρεσίας.

Η πρόβλεψη αυτή έχει ιδιαίτερη σημασία για τα ΚΕΠ, τα οποία εξυπηρετούν καθημερινά μεγάλο αριθμό πολιτών και διαχειρίζονται πλήθος διαφορετικών διοικητικών διαδικασιών.

7. Τί σημαίνουν οι διευκρινίσεις για Δήμους και ΚΕΠ

Η εγκύκλιος αφορά άμεσα τους Δήμους και τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών, τόσο κατά την παροχή υπηρεσιών προς τους πολίτες όσο και κατά τη διαχείριση της αλληλογραφίας μεταξύ δημόσιων φορέων.

Στην πράξη, αποσαφηνίζονται τέσσερα βασικά σημεία:

Πρώτον, οι υπάλληλοι δεν καλούνται να εξετάζουν την ουσιαστική ορθότητα κάθε ιδιωτικού εγγράφου στο οποίο ζητείται βεβαίωση γνησίου υπογραφής.

Δεύτερον, δεν επιτρέπεται η βεβαίωση υπογραφής σε λευκή σελίδα, ενώ πρέπει να αντιμετωπίζονται οι περιπτώσεις προδήλως παραπλανητικής χρήσης κρατικών συμβόλων και σφραγίδων.

Τρίτον, οι υπηρεσίες που ζητούν εξακρίβωση της γνησιότητας πράξεων βεβαίωσης υπογραφής οφείλουν να τεκμηριώνουν τη σχετική αρμοδιότητα ή υποχρέωσή τους και να αποστέλλουν τα πρωτότυπα έγγραφα.

Τέταρτον, τα ΚΕΠ και οι λοιπές διοικητικές αρχές δεν υποχρεούνται να ανταποκρίνονται σε αιτήματα που δεν πληρούν σωρευτικά τις προβλεπόμενες προϋποθέσεις.

Υποχρέωση κοινοποίησης σε όλους τους ΟΤΑ

Με την εγκύκλιο, την οποία υπογράφει ο Γενικός Γραμματέας Δημόσιας Διοίκησης Ιωάννης Φουστανάκης, το Υπουργείο Εσωτερικών ζητά την πιστή τήρηση των οδηγιών από τις δημόσιες υπηρεσίες.

Παράλληλα, καλεί τις Αποκεντρωμένες Διοικήσεις να κοινοποιήσουν άμεσα την εγκύκλιο στους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης α΄ και β΄ βαθμού της αρμοδιότητάς τους.

Η εγκύκλιος απευθύνεται επίσης σε όλα τα Υπουργεία, τις Γενικές και Ειδικές Γραμματείες, τις Ανεξάρτητες Αρχές, το Νομικό Συμβούλιο του Κράτους και όλα τα ΚΕΠ της χώρας.

Το βασικό συμπέρασμα είναι ότι η βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής παραμένει μια συγκεκριμένη διοικητική πράξη πιστοποίησης της υπογραφής και όχι διαδικασία ελέγχου ή έγκρισης του περιεχομένου ενός εγγράφου. Παράλληλα, το Υπουργείο θέτει σαφή όρια στα αιτήματα επανελέγχου, ώστε να αποφεύγονται διαδικασίες χωρίς ειδική νομική θεμελίωση και η αδικαιολόγητη επιβάρυνση των δημόσιων υπηρεσιών.

πηγή: myota