ΕΕΤΑΑ: Υποχρεωτική καταγραφή προσωπικού και υποβολή υπεύθυνων δηλώσεων για παιδικούς σταθμούς και ΚΔΑΠ – Οι οδηγίες για το 2026-2027

Αναλυτικές οδηγίες για τη διαδικασία καταγραφής του προσωπικού και την υποβολή των απαιτούμενων υπεύθυνων δηλώσεων εξέδωσε η Ελληνική Εταιρεία Τοπικής Ανάπτυξης και Αυτοδιοίκησης (ΕΕΤΑΑ), στο πλαίσιο της περιόδου 2026-2027.

Σύμφωνα με το έγγραφο της ΕΕΤΑΑ, με ημερομηνία 7 Οκτωβρίου 2026, οι φορείς που λειτουργούν δομές οφείλουν να καταχωρίσουν τα στοιχεία των εργαζομένων τους στην «Ειδική εφαρμογή φορέων» και να υποβάλουν τις προβλεπόμενες υπεύθυνες δηλώσεις στην πλατφόρμα Childcare26.

Η διαδικασία αφορά τους φορείς που συμμετέχουν στο πρόγραμμα, συμπεριλαμβανομένων των δομών παιδικής φροντίδας, των Κέντρων Δημιουργικής Απασχόλησης Παιδιών (ΚΔΑΠ) και των ΚΔΑΠ-ΑμεΑ.

Ποιές υπεύθυνες δηλώσεις πρέπει να υποβληθούν

Σύμφωνα με την πρόσκληση 30306/17-7-2026, οι φορείς υποχρεούνται να καταχωρίσουν τα στοιχεία των εργαζομένων τους μέσω της Ειδικής εφαρμογής φορέων της ΕΕΤΑΑ και να δημιουργήσουν τα ακόλουθα έντυπα:

1. Υπεύθυνη δήλωση Νόμιμου Εκπροσώπου του Φορέα.
2. Υπεύθυνη δήλωση Καταγραφής Προσωπικού.
3. Υπεύθυνη δήλωση Δυναμικότητας.
4. Υπεύθυνη δήλωση Σίτισης και Μετακίνησης, αποκλειστικά για τα ΚΔΑΠ-ΑμεΑ.

Η ΕΕΤΑΑ ενημερώνει ότι οι αντίστοιχες εφαρμογές είναι ήδη διαθέσιμες.

Όλες οι δηλώσεις πρέπει να φέρουν την ψηφιακή υπογραφή του νόμιμου εκπροσώπου του φορέα και να αναρτώνται στην πλατφόρμα Childcare26.

Υποχρεωτική υποβολή τον Οκτώβριο 2026 και τον Φεβρουάριο 2027

Η υποβολή των υπεύθυνων δηλώσεων είναι υποχρεωτική για τους μήνες:

• Οκτώβριο 2026
• Φεβρουάριο 2027
• Κάθε άλλο μήνα κατά τον οποίο πραγματοποιούνται μεταβολές στη δυναμικότητα των δομών ή στο προσωπικό τους.

Ως μεταβολές θεωρούνται τόσο η αύξηση ή μείωση του αριθμού των παιδιών όσο και οι αλλαγές στον πίνακα προσωπικού, όπως προσλήψεις, παραιτήσεις, τροποποιήσεις της σχέσης εργασίας ή αλλαγές στο ωράριο των εργαζομένων.

Ειδική πρόβλεψη ισχύει για την υπεύθυνη δήλωση του νόμιμου εκπροσώπου, η οποία υποβάλλεται μόνο μία φορά, τον Οκτώβριο 2026.

Νέα υποβολή απαιτείται αποκλειστικά εφόσον κατά τη διάρκεια της σχολικής χρονιάς αλλάξει ο νόμιμος εκπρόσωπος ή/και ο τραπεζικός λογαριασμός IBAN πληρωμής του φορέα.

Καταγραφή προσωπικού: Τί πρέπει να προσέξουν οι φορείς

Η ΕΕΤΑΑ διευκρινίζει ότι τα στοιχεία που καταχωρίζονται για κάθε εργαζόμενο πρέπει να συμφωνούν με τα βασικά δεδομένα του εντύπου πρόσληψης Ε3 ή της σύμβασης εργασίας.

Ιδιαίτερη προσοχή απαιτείται στην ορθή δήλωση της σχέσης εργασίας.

Για εργαζομένους που απασχολούνται μέσω προγραμμάτων, όπως προγράμματα της ΔΥΠΑ, πρέπει να επιλέγεται ως σχέση εργασίας η κατηγορία «Ορισμένου Χρόνου».

Εφόσον οι συγκεκριμένοι εργαζόμενοι διαθέτουν ειδικό ημερήσιο παρουσιολόγιο, αυτό πρέπει να επιδεικνύεται κατά τους επιτόπιους ελέγχους ή όποτε ζητηθεί από τις αρμόδιες ελεγκτικές αρχές.

Τί ισχύει για τους ιδιοκτήτες δομών και την «Ειδική Σχέση»

Για τους ιδιοκτήτες δομών, η ΕΕΤΑΑ προβλέπει ότι η σχέση εργασίας τους πρέπει να καταχωρίζεται ως «Ειδική Σχέση».

Δεν γίνονται αποδεκτές άλλες κατηγορίες, όπως αορίστου χρόνου ή μόνιμο προσωπικό, εκτός εάν υπάρχει πρόσληψη μέσω του πληροφοριακού συστήματος ΕΡΓΑΝΗ.

Παράλληλα, για κάθε εργαζόμενο που εμφανίζεται με την ένδειξη «Ειδική Σχέση», ο νόμιμος εκπρόσωπος οφείλει να υποβάλει ψηφιακά υπογεγραμμένη υπεύθυνη δήλωση Οκτωβρίου.

Στη δήλωση πρέπει να αναφέρονται:

• Το ονοματεπώνυμο του εργαζομένου.
• Ο ΑΦΜ του.
• Η αιτιολογία της ειδικής σχέσης.

Το αρχείο αναρτάται στην ενότητα «Υπηρεσίες» του Childcare26, με περιγραφή «Ειδική Σχέση».

Υποχρεωτική ημερομηνία λήξης για συμβάσεις ορισμένου χρόνου και έργου

Για το προσωπικό που απασχολείται με σύμβαση ορισμένου χρόνου ή σύμβαση έργου, είναι υποχρεωτική η καταχώριση της ημερομηνίας αποχώρησης.

Η ημερομηνία αυτή αντιστοιχεί στη λήξη της σύμβασης, όπως προβλέπεται στο έντυπο Ε3 ή στη σύμβαση έργου.

Η σχετική υποχρέωση αφορά αποκλειστικά τις συγκεκριμένες κατηγορίες συμβάσεων.

Πώς υπολογίζονται οι ημερήσιες ώρες απασχόλησης

Ιδιαίτερη σημασία έχουν οι διευκρινίσεις της ΕΕΤΑΑ για τον υπολογισμό των ωρών απασχόλησης που πρέπει να καταχωρίζονται στην εφαρμογή.

Ο υπολογισμός γίνεται με βάση τον ακόλουθο τύπο:

Ημερήσιες ώρες καταγραφής = Σύνολο εβδομαδιαίων ωρών απασχόλησης / 5

Η διαίρεση με το πέντε εφαρμόζεται ακόμη και όταν ο εργαζόμενος απασχολείται λιγότερες από πέντε ημέρες την εβδομάδα.

Ενδεικτικά:

Για παράδειγμα, εργαζόμενος σε βρεφονηπιακό σταθμό με 35 ώρες εβδομαδιαίας απασχόλησης καταχωρίζεται με 7 ώρες ημερησίως.

Αντίστοιχα, μουσικός σε ΚΔΑΠ που εργάζεται τρεις ημέρες την εβδομάδα, με συνολικά 9 ώρες απασχόλησης, καταχωρίζεται με 1,8 ώρες.

Τί ισχύει όταν εργαζόμενος απασχολείται σε περισσότερες δομές ή βάρδιες

Η ΕΕΤΑΑ παρέχει ξεχωριστές οδηγίες για τις περιπτώσεις εργαζομένων που απασχολούνται σε περισσότερες από μία δομές ή βάρδιες.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο υπολογισμός πραγματοποιείται ως εξής:

Ώρες καταγραφής ανά δομή = Εβδομαδιαίες ώρες απασχόλησης / 5 / Αριθμός δομών

Στο παράδειγμα της εγκυκλίου, εργαζόμενος σε ΚΔΑΠ με συνολικά 8 ώρες εβδομαδιαίας απασχόλησης, ο οποίος απασχολείται σε δύο βάρδιες, καταχωρίζεται ως εξής:

• Α΄ βάρδια: 0,8 ώρες.
• Β΄ βάρδια: 0,8 ώρες.

Η κατανομή αυτή προκύπτει από τη διαίρεση των 8 εβδομαδιαίων ωρών με τις 5 εργάσιμες ημέρες και στη συνέχεια με τις 2 βάρδιες.

Τί πρέπει να κάνουν οι Δήμοι και οι φορείς λειτουργίας δομών

Οι Δήμοι και οι λοιποί φορείς που λειτουργούν δομές ενταγμένες στο πρόγραμμα καλούνται να μεριμνήσουν για την ορθή και πλήρη καταγραφή του προσωπικού τους.

Ιδιαίτερη προσοχή απαιτείται στην αντιστοίχιση των δηλωμένων στοιχείων με τις συμβάσεις εργασίας, στην ορθή καταχώριση των ημερομηνιών λήξης των συμβάσεων, καθώς και στον υπολογισμό των ωρών απασχόλησης.

Παράλληλα, πρέπει να διασφαλίζεται η έγκαιρη ενημέρωση της πλατφόρμας σε περίπτωση μεταβολών στο προσωπικό ή στη δυναμικότητα των δομών.

Η ορθή καταγραφή του προσωπικού και η υποβολή των υπεύθυνων δηλώσεων αποτελούν υποχρεώσεις των συμμετεχόντων φορέων για την περίοδο 2026-2027, σύμφωνα με τις οδηγίες της ΕΕΤΑΑ.

Η διαδικασία πραγματοποιείται μέσω της Ειδικής εφαρμογής φορέων, ενώ τα ψηφιακά υπογεγραμμένα έγγραφα αναρτώνται στο Childcare26.

Το άρθρο βασίζεται στο έγγραφο της ΕΕΤΑΑ της 7ης Οκτωβρίου 2026. Οι πίνακες και τα παραδείγματα υπολογισμού αποδίδουν τις οδηγίες του εγγράφου, με πρόσθετα αριθμητικά παραδείγματα για ευκολότερη κατανόηση. 

πηγή: myota